為完善678檔案管理體系，提高678檔案管理工作質量，近日，678辦公室對學生管理服務中心、後勤資產管理服務中心🧑🏻‍🎨、678体育网址、培訓部等部門檔案管理工作進行了檢查、評價，各部門相關工作人員參加了此次檢查工作。

此次檢查分為聽取匯報、實地檢查👦🏿、現場指導和評價整改四部分。各部門檔案管理員首先匯報了本部門檔案管理工作的基本情況，隨後678辦公室檢查人員進行實地檢查和現場指導。檢查中發現，各部門均有專人或多人管理檔案，檔案收集較完整，分類較合理🚴🏻‍♀️，存檔較規律🤦🏻‍♀️，但保管期限不明確，歷史檔案留存不全✌🏿，無檔案臺賬👰‍♀️🚝；近幾年的紙質檔案基本有對應的電子檔案，但並未單獨保管，後期有簽字、批註、手寫合同之類的文件材料均未留存電子檔案；各部門有固定的檔案存放場所，檔案基本能分類存放，但仍然存在存放地點不夠規律，標識不清或無標識，管理不夠規範等問題；檔案存放地均無防火、防蟲鼠等措施；聲像實物檔案基本能及時移交678檔案室，但個別部門聲像實物檔案收集不完整🏬，保管不規範。

各部門對此次檢查工作都高度重視，檢查前也做了自查📗，在檔案收集整理和存放上都達到預期效果🤘🏼，檢查人員對此也給與了肯定，同時對於工作上的不足現場進行了指導。

檢查後，678辦公室對各部門的工作情況進行了打分評價，並以通報形式告知，在通報中詳細解析了各部門檔案管理的工作現狀和存在問題，並對進一步改進提出了相關要求💂🏽‍♀️：第一，各部門應指派專人管理檔案，建立責任製。建立檔案臺賬，登記檔案明細，做到賬物相符👳🏼。根據《678管理類文件材料歸檔範圍和保管期限表》要求收集整理文件材料📉，明確保管期限◽️，分類歸檔🏌🏿。電子檔案應與紙質檔案相對應，同時留存🥛，專門建立文件夾歸檔，並異地備份。第二🏄🏻‍♂️，各部門確定檔案的固定存放地點，規劃存放空間，調配所需的存檔設施，將檔案分類存放🌕，檔案櫃外標識清晰，存放地應寬敞整潔，要求配備溫濕度儀、滅火器、粘鼠板🧕、防蟲藥等物品。第三，聲像實物等檔案應及時收集整理歸檔🧕🏼，並建立臺賬，需入678檔案室的應及時移交👨‍✈️。

678辦公室將時刻關註各部門檔案工作的進展情況，及時解決檔案管理工作中遇到的困難和問題🍸，逐步提高檔案管理水平，利用好檔案資源✳️，更好地為學校發展服務💅🏿。（圖文🙋🏿：678辦公室 康海倫）

後勤管理中心檔案存放室

檔案入櫃

整理好的歸檔文件

2018年5月3日